Si vous êtes un(e) Office Manager / Head of Administration perspicace et dévoué(e), votre profil nous intéresse !
Nous sommes une agence de marketing qui travaille pour des clients tels que Jacobs Douwe Egberts, Pescanova, Henkel, Danone, etc. dans différents pays d’Europe et d’ailleurs.
Ce poste se divise en 4 grands domaines de responsabilités : Gestion financière, opérations, assistance juridique et RH.
Responsabilités:
1. Gestion financière : (avec l’assistance de consultants externes)
→ Gestion du budget de l’agence / P&L (avec l’assistance de consultants externes) ;
→ Gestion de trésorerie / banques ; → Planification et supervision des opérations de paiements régulières en veillant à ce qu’elles soient traitées et préparées à temps et avec précision ;
→ Traitement et envoi des factures et contrôle des paiements ;
→ Organisation des opérations de paiements journaliers en veillant à ce que tous les contrôles financiers soient respectés.
2. Assistance RH : (avec l’assistance de consultants externes)
→ Assister dans la gestion des activités liées aux ressources humaines, y compris dans la gestion de la paie et des bases de données du personnel ;
→ Assister le RH de la société dans ses fonctions en tenant à jour les dossiers du personnel, en organisant les entretiens, etc. ;
→ S’assurer que l’équipe est payée correctement et à temps ;
→ Veiller à la santé, à la sécurité et au bien-être de tous les employés ;
→ Organiser des sessions et des activités de formation du personnel ainsi que des programmes d’initiation pour les nouveaux employés ;
→ Contrôler la productivité et l’assistance du personnel.
3. Assistance juridique : (avec l’assistance d’avocats externes)
→ Traiter les questions juridiques avec nos avocats et le directeur général (liées aux contrats commerciaux / NDA / RH, etc.) ;
→ Gérer le RGPD de l’agence.
4. Opérations / office manager :
→ Traiter la correspondance, les réclamations et les demandes d’informations ;
→ Travailler en liaison avec le personnel, les fournisseurs et les clients ;
→ Aider à l’organisation d’évènements de petite ou grande ampleur ;
→ Gestion administrative (Gérer le stock et commander le matériel et les fournitures de bureau nécessaires, au besoin).
Prérequis:
→ Licence en administration des affaires, management, ou dans un domaine connexe ;
→ Minimum 3 années d’expérience dans la facturation ; rapports de vente ; P&L ;
→ Maîtrise de l’anglais et de l’espagnol (le français est un plus) ;
→ Excellentes compétences administratives (Utilisation des packs Microsoft Office, y compris Word, Excel et Outlook) ;
→ Faire preuve d’intégrité professionnelle et d’honnêteté pour offrir un service de grande qualité aux parties prenantes internes et externes ;
→ Être polyvalent(e) et savoir définir les priorités quant à la charge de travail pour s’assurer que toutes les tâches sont accomplies à temps ;
→ Être à même de travailler rapidement et avec précision sous pression et de respecter les délais critiques ;
→ Vivre à Barcelone (ou ayant la possibilité d’y déménager).
Si vous répondez aux critères ci-dessus, Little Buddha Brand Design Agency est l’endroit idéal pour progresser. Postulez dès à présent : [email protected]
*Veuillez ne pas envoyer votre CV si vous ne remplissez pas les critères ci-dessus.
