Acheter des articles pour une entreprise ne se résume pas toujours à acheter ce dont on a besoin en magasin. Cela nécessite une planification minutieuse pour garantir que l’employeur obtienne un excellent retour sur investissement. Cette méthode, appelée optimisation des achats, peut permettre à une entreprise de gagner du temps et de l’argent.
Si les pratiques d’achat de votre entreprise vous semblent complexes ou coûteuses, vous êtes au bon endroit. Ce guide vous expliquera ce qu’est l’optimisation des achats et vous fournira des conseils pratiques pour vous aider à améliorer la façon dont votre entreprise achète des biens et des services. Vous disposerez ainsi d’une procédure claire pour prendre des décisions d’achat plus judicieuses.
Qu’est-ce que l’optimisation des achats ?
L’optimisation des achats consiste à obtenir le meilleur prix possible lors de l’achat de produits et de services pour une entreprise. Il ne s’agit pas seulement de trouver le prix le plus bas, mais d’une approche globale qui prend en compte le coût total et les avantages d’un achat.
Cela inclut des facteurs tels que :
- Qualité:Les produits ou services sont-ils suffisamment bons pour répondre à vos besoins ?
- Fiabilité du fournisseur :Pouvez-vous compter sur le fournisseur pour livrer à temps, à chaque fois ?
- Coût total de possession (TCO) :Quel est le coût total sur la durée de vie du produit, y compris l’entretien, les réparations et l’élimination ?
- Efficacité:Comment pouvez-vous rendre le processus d’achat plus rapide et plus simple pour votre équipe ?
Imaginez l’achat d’une voiture. Vous pouvez opter pour la moins chère, mais si elle tombe constamment en panne et nécessite un entretien coûteux, ce n’est pas forcément une bonne affaire. Une voiture légèrement plus chère, fiable et économe en carburant, pourrait vous faire économiser plus d’argent à terme. L’optimisation des achats applique la même logique aux achats professionnels. L’objectif est de créer un système d’achat intelligent, efficace et rentable.
Meilleurs conseils pour optimiser vos achats
Améliorer votre système d’achat ne devrait pas être compliqué. Voici quelques conseils pratiques que vous pouvez utiliser dès aujourd’hui pour obtenir des tarifs plus élevés et Conseils optimisation achats.
1. Établir des relations solides avec les fournisseurs
PrécisFaire des rencontres avec vos fournisseurs est bien plus que de simples conversations amicales ; c’est une stratégie commerciale intelligente. Avec une relation solide et basée sur la confiance, les fournisseurs sont plus susceptibles de vous proposer de meilleures offres, de prioriser vos commandes et de vous aider lorsque vous êtes dans une situation favorable.
Comment faire :
- Communiquez clairement :Tenez vos fournisseurs informés de vos besoins et soyez à l’écoute de leurs situations exigeantes.
- Payer à temps :Payer vos mensualités immédiatement est l’un des meilleurs moyens de vous exposer à un partenaire fiable.
- Travailler ensemble :Considérez vos fournisseurs comme des partenaires. Sollicitez leur avis sur la manière dont vous pouvez améliorer vos processus ou réduire vos coûts ensemble.
Une relation fournisseur appropriée est une voie à double sens qui peut entraîner des économies à long terme et un équilibre pour votre entreprise.
2. Utilisez la technologie à votre avantage
Réaliser tout sur papier ou avec de simples feuilles de calcul peut être lent et source d’erreurs. Les logiciels d’achat modernes automatisent de nombreuses tâches courantes, vous laissant ainsi plus de temps pour identifier les décisions importantes. Cette ère est souvent appelée e-procurement.
Avantages de l’utilisation de la technologie :
- Automation:Créez automatiquement des bons de commande, des expéditions de musique et des factures de procédure.
- Analyse des données :Obtenez des rapports clairs sur ce que vous dépensez, quels fournisseurs semblent excellents et où vous pouvez conserver votre argent.
- Informations centralisées :Conservez tous vos enregistrements d’achat dans une seule région, afin que tous les membres de votre équipe puissent y accéder.
Des outils tels que les logiciels d’approvisionnement peuvent rendre l’ensemble de votre cycle d’achat plus rapide, plus correct et plus évident.
3. Concentrez-vous sur le coût total de possession (TCO)
Comme indiqué précédemment, le coût initial est la partie la plus simple de l’équation. Le coût total de possession (CTP) inclut tous les coûts associés à un achat sur toute sa durée de vie. Cela vous donne une idée beaucoup plus précise du coût réel de certains biens.
Les éléments du TCO comprennent :
- Prix d’achat :Le montant initial que vous payez.
- Coûts d’exploitation :Le coût d’utilisation de l’article, comme la consommation d’énergie ou les fournitures.
- Coûts d’entretien et de réparation :Ce qu’il en coûte pour maintenir l’article en bon état de fonctionnement.
- Coûts d’élimination :Le coût pour se débarrasser de l’objet lorsque vous en avez fini avec lui.
En calculant le coût total de possession, vous pourriez constater qu’un article plus cher et de meilleure qualité est finalement vraiment bon marché.
4. Négociez en toute confiance
La négociation est un atout essentiel en achat. N’hésitez pas à demander des conditions plus avantageuses. Le pire qu’un concessionnaire puisse dire est « non », mais vous constaterez régulièrement qu’il est possible d’obtenir un meilleur prix.
Conseils de négociation :
- Faites vos devoirs :Connaissez le taux du marché et la concurrence qui se présente.
- Acheter en gros :Les fournisseurs proposent régulièrement des réductions pour les commandes importantes. Si possible, regroupez vos achats pour acheter en plus grandes quantités.
- Demandez plus qu’une réduction de prix :Vous pouvez également négocier des conditions de paiement plus élevées, un transport plus rapide ou des garanties plus longues.
Une bonne négociation est prête, trouvant une solution gagnant-gagnant dans laquelle vous et le fournisseur vivez exactement l’affaire.
5. Examinez régulièrement vos dépenses
On ne peut pas améliorer ce qu’on n’a pas. Prenez le temps de consulter régulièrement vos relevés d’achats. Cela vous permettra de voir où va votre argent et de trouver des pistes d’amélioration.
Que rechercher :
- Principaux fournisseurs :Avec qui dépensez-vous le plus d’argent ? En tirez-vous un bon rapport qualité-prix ?
- Dépenses par catégorie :Quelles catégories de biens ou de services coûtent le plus cher ?
- Dépenses non autorisées :Les employés achètent-ils des produits en dehors du processus approuvé ? Cela entraîne souvent des coûts plus élevés.
Une évaluation régulière des dépenses mettra en évidence les possibilités d’économiser de l’argent et de rendre votre processus d’achat plus écologique.
6. Standardisez vos achats
Votre entreprise propose-t-elle cinq marques de café uniques dans la salle de pause ou dix types de stylos uniques dans le rayon livraison ? Standardiser vos achats peut vous permettre de réaliser d’importantes économies.
En achetant systématiquement des articles identiques, vous pouvez les acheter en plus grandes quantités et ainsi obtenir des prix plus élevés. Cela simplifie également le système de commande et simplifie la gestion des stocks. Collaborez avec les différents services pour convenir d’un ensemble standard de produits répondant aux besoins de chacun.
Démarrer avec de meilleurs achats
Conseils optimisation achats C’est une aventure, pas une destination. Il s’agit d’apporter des améliorations constantes qui s’accumulent au fil des ans. En établissant des relations solides avec vos fournisseurs, en utilisant la technologie, en vous concentrant sur le coût global et en analysant régulièrement vos dépenses, vous pouvez créer un outil d’achat qui apporte une réelle valeur ajoutée à votre entreprise.
Commencez par choisir un ou plusieurs de ces conseils et mettez-les en pratique. À mesure que vous en identifierez les avantages, vous pourrez progressivement apporter d’autres changements. Avec un peu d’effort, vous pouvez transformer votre plateforme d’achat, d’un simple centre de paiement, en un atout stratégique pour votre entreprise.
